Köllisch Gesellschaft für Prozessmanagement mbH

1. Konfiguration 

Wenn Sie Administrationsberechtigter sind, dann erscheint in der Menüleiste unter dem Punkt „Aufgaben“ ein weiterer Menüpunkt: „Administration“. Unter diesem Punkt verbergen sich die Unterpunkte „Update“ und „Konfiguration“. 

Der Punkt „Konfiguration“ beinhaltet sechs Unterpunkte, die im Folgenden näher erklärt werden.

Bei jedem Unterpunkt finden Sie auf der rechten Bildschirmseite ein „+“ (1) zum Anlegen der neuen Unterpunkt-Typen. 

Zum Löschen (2) wird der zu entsprechende Typ angeklickt (Haken). 

Das Löschen-Symbol, in Form eines Mülleimers, befindet sich immer rechts oben im Kopf. 

Kategorie: Hier können Sie einzelne Kategorien für die Projekte einstellen. Im Projekt können Sie nach diesen Kategorien filtern.

Prozessschritte: Hier können Sie einzelne Schritte für die Projekte einstellen. Im Projekt können Sie dann die entsprechenden Aufgabenstatus auswählen.

Ist eine Aufgabe in Bearbeitung, also in Prozessschritt 2, dann wechselt der Aufgabenstatus direkt auf „in Bearbeitung“. 

Aufgaben, die noch im Backlog liegen, haben automatisch den Status „noch nicht begonnen“. 

Im Kanbanboard wird das visualisiert so dargestellt:

Es stehen 5 verschiedene Aufgabenstatus zur Verfügung:

•  „Nicht begonnen“ (1)
• „In Bearbeitung“ (2)
• „Abgeschlossen“ (3)
• „Zurückgestellt“ (4)
• „Wartet auf jemand anderen“ (5)

Aufgabentypen: Hier können Sie die einzelnen Aufgaben klassifizieren. Diese Klassifikation tragen Sie als einzelne Typen ein. Im Beispiel sind das die Typen „Verbesserung“, „Feature“, „Bug“ und „Anforderung“. Diese Aufgabentypen benötigen Sie bei der Erstellung von Aufgabensets.

Aufgabensets: In diesem Menüpunkt können Sie Aufgabensets definieren. Ein Aufgabenset besteht immer aus Stammdaten (1) und den dazugehörigen Aufgabenvorlagen (2).

Unter Stammdaten (1) benennen Sie ihr Aufgabenset. 

Immer, wenn Sie bei der Projekterstellung dieses Aufgabenset auswählen, werden automatisch die von Ihnen eingetragenen Aufgaben dazu erstellt. Wenn bei einem Projekt also immer wieder die gleichen Aufgaben anfallen, können Sie diese zu einem Aufgabenset zusammenfassen und müssen nicht immer jede Aufgabe einzeln anlegen.

In den Aufgabenvorlagen (2) definieren Sie die einzelnen Aufgaben, die Sie zu einem Aufgabenset zusammenfassen möchten. 

In Beispiel hier gehören zum Aufgabenset „Sicherheitsprüfung“ drei einzelne Aufgaben (3). 

Bearbeiten lassen sich die Aufgaben durch Anklicken des Stift-Symbols; zum Löschen klicken Sie auf das Symbol „Mülleimer“. 
Zum Erstellen einer „neuen Aufgabenvorlage“ klicken Sie auf das blau hinterlegte gleichnamige Feld (4).

Wenn Sie eine Aufgabenvorlage bearbeiten, öffnet sich ein neues Pop-Up. Zum einen können Sie hier die Stammdaten (1) bearbeiten, zum anderen die zu der Aufgabe zugehörigen Dokumente (2) hochladen. 

Im Beispiel gehen wir die einzelnen, individuell von Ihnen einzustellenden Stammdaten am Beispiel der „Erwärmungsprüfung“ durch. 

• In der Beschreibung (3) können Sie die Aufgabe näher definieren. 
• Als nächstes werden die Zeiten eingestellt, wann die Aufgabe beginnt. 
  Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl (4). 
  
  In diesem Beispiel wurde „Ab Beginn Arbeitspaket“ ausgewählt und 0 Tage zum Anfangsdatum addiert. 
  Das heißt, die Aufgabe „Erwärmungsprüfung“ beginnt, sobald das Arbeitspaket/Aufgabenset „Sicherheitsprüfung“ startet.

Als nächstes wird die Fälligkeit der Aufgabe datiert (5). 

In diesem Fall wird die Aufgabe „Erwärmungsprüfung“ 7 Tage nach dem Beginn des Aufgabenpakets fällig und muss dann erledigt sein, damit das Projekt „in time“ läuft.

Die Priorität (6) kann in „Niedrig“, „Normal“ und „Hoch“ unterschieden werden. 

Unter den Punkten 7-8 definieren Sie weitere Stammdaten für die Aufgabe.

Den Prozessschritt (7) und den Aufgabentyp (8) erstellen Sie im Administrationsmenü (siehe Anleitung Punkt 5 und 6). 

Zum Schluss das „Speichern“ nicht vergessen:

Benachrichtigungen: In diesem Menüpunkt können Sie Ihre Benachrichtigungen konfigurieren, indem Sie entsprechende Daten hinterlegen.

• Der Titel und der Betreff benennen die Benachrichtigung (1).
• Den Benachrichtigungstext (2) können Sie individuell anpassen.
• Intervall (3) gibt das Zeitintervall an, wie viele Tage vorher (Minus) Sie an einen Auftrag erinnert werden möchten, die Zahl ist abhängig von Nr 5., dem Datumsfeld (5).
• Aus der Liste (4) „Aufträge“ werden die Daten für Ihre Benachrichtigung gezogen.
• Als Datumfeld (5) können Sie zwischen Auftragsanfang und Auftragsende wählen. Achtung: das Feld korreliert mit Nr. 3.
   
• Unter Nr. 6 geben Sie den Empfänger (6) der Erinnerungsmail an.
• Speichern (7)

• Eigenschaften: Die Eigenschaften werden mit dem oder durch den IT-Administrator einmalig eingestellt.