Das Work-Board dient zur Bearbeitung einzelner Aufgaben und beinhaltet 

  • die Aufgabenverteilung an Projektmitarbeiter 
  •  alle von Projektmitarbeitern zu bearbeitenden Aufgaben 
  • die Abnahmen der fertigen Aufgaben 
  • sowie die automatische Synchronisierung mit Project-Board 

Aufgabe bearbeiten 

Sobald eine Aufgabe im Project Board über das Symbol zur Bearbeitung ausgewählt wurde, erscheint diese im Work-Board unter der Liste Zur Bearbeitung und kann einer Person zugeordnet werden. 

Wenn die zugeordnete Person mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt, schiebt sie diese in die Liste In Arbeit. Der Status der Bearbeitung wird automatisch im Project-Board jeweils optisch dargestellt. 


Aufgaben abnehmen 

Die Abnahme wird in der Regel mit dem Projekt Manager zusammen durchgeführt: nach Fertigstellung der Aufgabe schiebt die zugeteilte Person die Aufgabe zur Abnahme in die Liste In Abnahme. 

Der Projekt Manager nimmt die Aufgabe nach seiner Überprüfung förmlich ab (per Klick) und trägt dabei den tatsächlich benötigten Ist Aufwand ein. 

 

Nach der Abnahme verschwindet die Aufgabe aus dem Work-Board und wird im Project-Board als erledigt dargestellt. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!     

Nur wenn eine Aufgabe über das Work-Board abgenommen wurde, wird sie auch korrekt über die im Hintergrund laufenden Sammelfunktionen korrekt mit ausgewertet. Dies wirkt sich aus auf die kumulierten Ansichten aus, wie in Dashboard, meine Aufgaben etc.
 

Direkte Kennzeichnung als erledigt

Aufgaben und Unteraufgaben können per Abhaken direkt in der Aufgabenkarte abgenommen werden.  Auch in der Tabellenansicht und der Gantt Ansicht kann diese „abgehakt“ werden. 

Abgehakte Aufgaben können hier ebenso wieder aktiviert werden.   Entsprechend wird sie durchgestrichen angezeigt.

  • Diese Funktion dient dazu, beispielsweise eine kleine Aufgabe zu erfassen und direkt als erledigt zu kennzeichnen.  Ohne diese extra einzuplanen (Termine, Kosten, Aufwand…). Damit ist diese Aufgabe sauber dokumentiert und gekennzeichnet. Aber eben auch nicht inhaltlich in der Planung und Durchführung

Hinweis: so abgenommene Aufgaben werden nicht mit berücksichtigt bei den Automatismen wie Offene Termine, Dashboard etc. Dies bedeutet, dass diese ggf. weiterhin als offen gezählt und auch bei Verzug angemahnt werden, sofern ein Termin eingetragen wurde. 

Wir empfehlen daher, Aufgaben mit Termin grundsätzlich „ordentlich“ per Workflow über das Work Board abzuarbeiten. 

 

Meetings 

Lästiges Tippen von Protokollen entfällt damit über die integrierte „easy Meeting“ Funktion. 

Im Rahmen eines Meeting empfehlen wir diese Vorgehensweise: 

  • alle aktiven aktuellen Aufgaben, aktuellen Risiken und Changes sowie alle offenen Punkte durchgehen
  • Jeweils den Status aktualisieren und ggf. per Kommentar mit Anmerkungen dokumentieren
  • Protokoll erzeugen lassen

Über den Button Meeting-Protokoll erstellen kann ein Meeting-Protokoll automatisch per Klick erstellt werden. 

Dabei wird alles, was seit dem letzten Meeting(protokoll) in der offenen Punkte Liste bearbeitet worden ist, in einem neuen Meeting 


Nach dem Erstellen lässt sich das Dokument öffnen und direkt bearbeiten. Protokoll dargestellt.   

Die Protokolle basieren auf Word Vorlagen, die initial als Option an Ihr Unternehmen angepasst werden können.  

 

Es werden zunächst alle eingetragenen Projektteilnehmer übernommen, was angepasst werden kann, falls beispielsweise nicht alle Projektteilnehmer zum Meeting erscheinen konnten. 

Ebenso können Sie alle Inhalte bearbeiten/anpassen.

Zusätzlich lassen sich eigene Meeting Protokolle erstellen, das Meeting Protokoll Template anlegen, oder weitere Anhänge hochladen. 

Eigene Vorlagen können ebenfalls benutzt werden, diese werden von der Administration eingerichtet.   


 

Offene Punkte Liste 

Mit der offenen Punkte Liste lassen beispielsweise während eines Meetings zusätzlich anfallende Aufgaben/Erkenntnisse einfach festhalten. 

  • Dabei handelt es sich grundsätzlich um nicht eingeplante Themen, die entsprechend nicht im Projektplan als Aufgaben auftauchen. 
  • Sollten im Meeting weitere zu planende Aufgaben entstehen sollten diese entweder direkt im Board eingeplant oder als Change Request behandelt werden.

Dazu stehen drei Aufgaben-Typen zur Verfügung:

  • Task steht für offene Aufgaben, die ohne Icon dargestellt werden. 
  • Beschluss dokumentiert während dem Meeting gefallene Entscheidungen. 
  • Information bezieht sich auf wichtige Mitteilungen, die während dem Meeting ausgetauscht wurden. 

Wenn diese neue Tasks eingegeben werden, können während dem Meeting  auch Kommentare zur jeweiligen Aufgabe im Kommentarfeld festgehalten werden. 

Ein separates Menu zur Abarbeitung steht zur Verfügung.


 

Risiko überprüfen 

Mit dem separaten Risiko-Board kann der Projekt Manager die bekannten Risiken und Maßnahme definieren und überwachen. 

Dabei werden die Risiken des Projekts in verschiedene Kategorien aufgeteilt: 

  • Wirtschaftliche Risiken 
  • Technische Risiken 
  • Personelle & organisatorische Risiken 
  • Terminliche & abwicklungstechnische Risiken 
  • Zulieferer Risiken 

                                                                                                                  

Zu jedem Risiko können mehrere Maßnahmen definiert werden. Dafür muss der Feuerlöscher im Aufgabenmenü angeklickt werden. Es öffnet sich dann eine Aufgabe, die im Detail beschreibt, welche Maßnahmen wann und wie geplant sind. 

Falls in einer Kategorie kein Risiko vorliegt, sollte dies durch das bewusste Anlegen eines Risikos mit der Bezeichnung „kein Risiko“ dokumentiert werden. 

 

Projektbericht 

Über den Button Statusbericht erstellen kann ein automatisierter Projektbericht generiert werden. 

Vor der Erstellung sollte der Projektstatus aktualisiert worden sein. 

Nach dem Erstellen lässt sich das Dokument öffnen und auch direkt nachträglich bearbeiten. 

Zusätzlich lassen sich eigene Projektberichte erstellen, das Projektbericht Template anlegen, oder weitere Anhänge hochladen. 

Eigene Projektbericht Templates können nur von der Administration eingerichtet werden.  

Changes 

Während eines Projekts kann (wird!) es zu Anpassungen und Änderungen der Aufgaben oder Termine kommen. Mit Hilfe des Micro-Change Boards kann der Projekt Manager diese Änderungen bearbeiten, freigeben oder ablehnen und erhält somit eine übersichtliche Dokumentation der Änderungen. 

Das Micro-Change Board lässt sich über das Work-Board öffnen, indem die Aufgabe Micro-Change ausgewählt wird. Wurde eine Aufgabe vom Projekt Manager freigegeben bzw. abgelehnt kann sie nicht mehr verschoben werden! Zudem erscheinen automatisch die untenstehenden Icons. 

Freigegebene Changes werden im Project-Board in die erste Liste übertragen und wie folgt dargestellt. Von hier aus kann der Change in die entsprechende Liste verschoben und eingeplant werden. 

 

 

Projektstatus 

Der Projektstatus ist die persönliche Einschätzung des Projektmanagers und stellt einen generellen Indikator dar; sie wird bewusst nur manuell eingegeben, also nicht berechnet. 

Dabei bedeutet: 

  • Projektbudget: Stand des bis dato verbrauchte Budgets in % 
  • Projektrisiko: Einschätzung des Projektmanagers, ob das Projektrisiko hoch, mittel oder niedrig ist und ggf. gar kein Risiko vorhanden ist. 
  • Ressourcen: Einschätzung, ob die geplanten Ressourcen ausreichend sind. 

Nachdem der Projektstatus ausgefüllt wurde, werden die Informationen im Management-Dashboard angezeigt. 

Vor der Erstellung eines Projektberichts sollte der Projektstatus aktualisiert sein.                   

 

 


=> Das gesamte Handbuch finden Sie unter: https://koellischhelp.freshdesk.com/a/solutions/articles/60000727143