So planen Sie in GoProject ein neues Projekt. Funktionen und Informationen der Listen und Aufgabenkarten, Filter und Kennzeichnungen.

Planen eines Projektes

Beim Anklicken eines Projektes auf der Meine Projekte Sicht gelangt der Anwender zuerst ins Project-Board. Zur Bearbeitung der einzelnen Aufgaben gibt es das Work-Board. Alle Aufgaben werden in Form von Aufgaben dargestellt und werden Listen zugeordnet. 

Neben der klassischen Teilung in Project-Board und Work-Board, die weiter oben bereits detailliert beschrieben ist, möchten wir zunächst die verschiedenen Sichten der Menüleisten erläutern.

Nach Klick auf eines der Projekte gelangt man in die Project-Board-Sicht. Hier ist oben eine Leiste zur schnellen Navigation angezeigt.

Per Klick gelangt man so aus der Hauptsicht direkt in die einzelnen Kernfeatures zur schnellen Bearbeitung. Die jeweiligen Themenbereiche stellen wir nachfolgend vor.

Listen 

Das Project-Board basiert auf der Vorlage, die bei der Projektanlage ausgewählt wurde. Listen bzw. Arbeitspakete können verschoben, umbenannt oder gelöscht werden.
 Neue Listen können mit angelegt werden. 

Bei der Anlage einer neuen Liste kann eine Beschreibung eingepflegt werden, welche dem Anwender angezeigt wird, sobald er mit der Maus über den Listen-Titel fährt. Mit dieser Beschreibung können das Arbeitspaket und der Prozessschritt erklärt werden. 

Diese weiteren Aktionen können für eine Liste durchgeführt werden: 

Die einzelnen Möglichkeiten in der Übersicht:

• Beobachten aktivieren/deaktivieren:
  wurde die Beobachtung mit einem Klick auf   aktiviert, bekommt der Anwender eine Benachrichtigung, sobald Änderungen an der Liste vorgenommen werden.
• Importiere Excel: zum Import von Aufgabenlisten und Beschreibungen aus Excel;
   Details s. weiter unten
• Liste archivieren:  Mit einem Klick auf Diese Liste archivieren kann der Anwender z.B. erledigte Listen im Archiv speichern. Damit wird die ausgewählte Liste aus dem Board entfernt.
  Um eine archivierte Liste wiederherzustellen, muss rechts oben im Boardmenü Archivierte Einträge ausgewählt werden. Hier kann der Anwender zwischen Aufgaben und Listen entscheiden.
   Mit einem Klick auf das Wiederherstellungs-Icon erscheint die archivierte Liste wieder im Board. 

Importiere Excel

Diese Funktion ermöglicht dem Anwender ein leichtes Übertragen von Excel Inhalten: konkret werden per Import Aufgabentitel, Beschreibung, Datum und Dauer aus einer Excelliste übernommen.

Für diese sehr arbeitssparende Funktion kann man sich beispielsweise in Excel eine Art Modul-Bibliothek zusammenstellen, über die man sich wiederholende Abläufe/Prozesse oder Unteraufgaben abbildet und diese so in jedes beliebige neue Projekt übernehmen kann.

Mit einem Klick auf Importiere Excel öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Excel Dokuments auf dem lokalen Computer. Beinhaltet Excel auch weitere Angaben in der Spalte neben dem Titel, so kann dieser Bereich ebenfalls übertragen werden. 

Der zu übernehmende Bereich wird jeweils manuell als jeweilige Spalte mit den Zeile VON und BIS eingetragen. 

Über den Umweg via Excel können so auch (in Excel vorher exportierte) MS Project Aufgaben importiert werden.

Übernommen werden dabei vier Informationen:

• Titel der Aufgabe
• Beschreibungstext
• Fälligkeitsdatum
• Soll-Dauer

Mit IMPORTIEREN werden zu allen Feldern aus dem angegebenen Bereich der Exceltabelle die Aufgaben innerhalb der Liste erzeugt und die Inhalte in die Liste übernommen. 

Dann können diese direkt weiterbearbeitet und ergänzt werden, also beispielsweise Label und Icon, Benutzer hinzufügen, Starttermin, Kosten, etc.

Das Datum wird entsprechend dem heutigen Datum direkt per Ampelfarbe formatiert.

Hinweis: Im Gantt Diagramm kann man die Aufgaben zum aktuell geplanten Datum verschieben, wesentlich schneller als einzeln zu öffnen und zu ändern. 

Aufgaben anlegen 

Innerhalb einer Liste können Aufgaben in Form einer Aufgabenkarte angelegt werden; dabei muss der Aufgabe ein Titel vergeben werden, im Beispiel „Baustelle einrichten“.
 => HINZUFÜGEN klicken, um die Aufgabe zu speichern.

Anschließend wird die neue Aufgabe am unteren Ende der Liste/Spalte eingefügt und kann beliebig im Projektboard verschoben werden.

Per Mouseover-Funktion wird der Inhalt des Feldes BESCHREIBUNG eingeblendet, um eine Orientierung zu erleichtern.

Zur Bearbeitung lässt sich die Aufgabe durch einen Klick auf den Namen der Aufgabe öffnen. Auch aus den Ansichten Gantt, Tabelle, Kalender, Dashboard und MEINE AUFGABEN kann direkt eine Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet werden. 

Die Möglichkeiten der Unteraufgaben werden weiter unten beschrieben.

In der Aufgabenkarte lassen sich die vielfältigen nachfolgend beschriebenen Informationen pflegen.

Zuordnung der Bearbeiter

Einer Aufgabe können mehrere Bearbeiter zugewiesen werden. Mit Klick auf  öffnet sich ein entsprechendes Auswahlfenster.  Es können nur Mitarbeiter zugeordnet werden, die vorher dem Projekt mit einer entsprechenden Rolle zugeordnet wurden.  Siehe hierzu auch die Themen Mandanten und Projektteam.

Der/die zugeteilten Projektmitarbeiter werden jetzt automatisch per E-Mail über die zugeordnete Aufgabe und deren Fristen informiert.  

Aufgabentyp: Task oder Meilenstein 

Es stehen Task und Meilenstein zur Auswahl. Ein Task ist eine Aufgabe.  Meilensteine werden im Kalender und im Board gelb mit einem Diamant-Icon dargestellt. 

Liste 

Hier wird angezeigt, in welcher Liste (Kanban Ansicht) die neue Aufgabe einsortiert wird. 

Dies ermöglicht, in einer beliebigen Liste eine neue Aufgabe zu erstellen (Brainstorming) und diese dann direkt einer anderen Liste zuzuordnen. 

Felder Status  und % erledigt

Status ist ein automatisch generiertes Feld und zeigt an, ich welchem Bearbeitungszustand die Aufgabe ist:  Nicht begonnen / zur Bearbeitung / zur Abnahme / abgenommen.

Dagegen wird das Feld „% erledigt“ manuell eingetragen. Dies ist bewusst so gehalten, damit der Bearbeiter der Aufgabe den Grad der Abarbeitung festhalten kann. So kann er entsprechend seiner Hintergrundinformationen eine Einschätzung erteilen. 

Beide Felder fließen u.a. in das Dashboard und den anderen Zusammenfassungen mit ein.

Labels 

Mit Hilfe von Labels lassen sich Aufgaben optisch kategorisieren und filtern. 

Mit einem Klick auf Neues Label erstellen kann der Titel und die Farbe des Labels neu angelegt werden. 

Nach der Anlage des Labels muss erneut auf geklickt werden, dort erscheint dann das eben angelegte Label, welches nun ausgewählt werden kann. 

Icons 

Mit einem Klick auf kann ein Symbol aus den Vorlagen (Google Standard-vorgaben) und die jeweilige Farbe dazu ausgewählt werden.  

Die Beschreibung der Aufgabe kann somit optisch ergänzt werden, um eine schnelle visuelle Einordnung oder Kategorisierung zu erreichen.

Zeitraum/Fälligkeitsdatum/Startdatum

Um Aufgaben fristgerecht zu bearbeiten kann ein Fälligkeitsdatum angelegt werden, welches u.a. auch in der Kalenderansicht erscheint. Das Fälligkeitsdatum entspricht „zu erledigen bis“ bzw. dem Ende einer Aufgabe. 

Ergänzend kann ein Startdatum eingegeben werden, welches konkret den (frühestmöglichen) planerischen Beginn angibt. 

Damit wird in der Aufgabe ein „von-bis“ Zeitraum abgebildet, der auch in der Gantt Ansicht dargestellt wird. 

Im Datumsfeld kann per Mausrad monatsweise nach unten gescrollt werden. Selbstverständlich kann das Datum auch einfach getippt werden, oder per Klick auf Monat oder Jahr diese geändert werden.

Zur Erleichterung wird bei dem eingeblendeten Datumsfeld links die KALENDERWOCHE mit angezeigt und das aktuelle Datum wird in rot dargestellt.

Per Klick auf HEUTE kann dies per Schnellwahl eingetragen werden.  

Soll-Aufwand 

Darunter verbirgt sich der Aufwand in Personentagen (PT), der geplant wird, um die Aufgabe zu bearbeiten. Es können auch Dezimalwerte eingegeben werden, um halbe Tage oder Stunden kalkulatorisch abzubilden.

Dies dient über die reine Planung hinaus auch dazu, nach Abschluss der Aufgabe festzustellen, ob der geplante Aufwand mit dem tatsächlichen Aufwand übereinstimmt.  

Dazu wird bei der Abnahme der IST-Wert abgefragt.

Termine

Alle eingetragenen Termine werden in den verschiedenen Ansichten dargestellt. 

Die Formatierung der Anzeige gibt auf einen Blick den zeitlichen Status wieder. Es handelt sich hier immer um den „erledigen bis“-Wert, also den Endtermin der Aufgabe. 

• Grau: Datum liegt weit in der Zukunft 
• Gelb: zwei Tage vor Fälligkeit 
• Rot: überfällig - ab einem Tag nach Fälligkeit  
• Grün: Fälligkeit wurde eingehalten 

Soll-Kosten

Bei jeder Aufgabe kann erfasst werden, welche geplanten Kosten hierzu zugrunde gelegt sind. Dies hilft der Auswertung der verbrauchten Budgetierung.   So kann auch eine Kalkulation mit abgebildet werden.  Dazu wird bei der späteren Abnahme der Aufgabe dieser Soll- mit dem Ist-Wert abgeglichen.

Kosten stehen derzeit in den Einheiten Euro € und Schweizer Franken CHF zur Verfügung. Dies kann pro Projekt variieren und wird dazu im Administrationsbereich vom Projektmanager initial festgelegt. Eine Mischung/Umrechnung der Währungen ist nicht möglich.

Beschreibung

Die Beschreibung der Aufgabe kann (und sollte unbedingt) hier in Textform eingegeben werden, um den Zweck der Aufgabe zu beschreiben und für alle nachvollziehbar zu machen.  

Auch können Ziel oder Inhalt der Aufgabe sinnvolle Inhalte sein oder Angaben zu Besonderheiten, Querverweise, Ansprechpartner etc. 

Beim Bewegen des Mauszeigers über die Aufgabe wird der Beschreibungstext in allen Ansichten eingeblendet. 

Anhänge

Zu jeder Aufgabenkarte können Anhänge direkt hinzugefügt werden. 

Diese können beispielsweise auf Basis angepasster Office Dokumente neu erstellt werden.  

Man kann Dateien in beliebigen Formaten anhängen. Alle Dateien werden automatisch im zugrundeliegenden SharePoint abgelegt. 

Auch beliebige Links können hier angehängt werden, beispielsweise zu zentralen Lageplänen, Verzeichnissen, Bibliotheken, Prozessen etc. 

Bei Änderungen der Datei wird diese überschrieben, so dass immer die neueste Version in der Karte abliegt. Alle SharePoint Features wie Versionierung und Wiederherstellung sind verfügbar, allerdings nur auf SharePoint Ebene mit entsprechenden Berechtigungen, also nicht direkt aus GoProject heraus.

Links, die eingefügt werden, können allerdings nur im Rahmen des genutzten Browsers geöffnet werden, abhängig von den dort vergebenen Berechtigungen.

Titelbild zu einer Aufgabe setzen

Ein weiteres Highlight ist, dass geeignete Grafikdateien als Titelbild einer Aufgabe gesetzt werden können, bspw. ein Logo.

Aufgabenmenü 

Zu den Aufgabenaktionen innerhalb einer Karte gelangt der Anwender durch Klick des Symbols in der geöffneten Aufgabe. 

Beobachten aktivieren/deaktivieren 

Mit einem Klick auf Beobachten aktivieren/deaktivieren bekommt der Anwender immer eine Benachrichtigung, sobald Änderungen an der Aufgabe vorgenommen werden. Ein Symbol   auf der Projektkarte zeigt die Aktivierung an.  

Aufgaben archivieren 

Mit einem Klick auf Aufgabe archivieren kann der Anwender einzelne Aufgaben oder ganze Listen im Archiv speichern, wodurch die ausgewählte Aufgabe/Liste aus dem Board optisch entfernt wird. Dies macht evtl. Sinn, um bei großen Projekten eine bessere Überschaubarkeit zu erreichen.

Um eine archivierte Aufgabe oder Liste wiederherzustellen, wird im Boardmenü rechts oben Archivierte Einträge ausgewählt. Hier kann der Anwender zwischen Aufgaben und Listen entscheiden. Mit einem Klick auf Wiederherstellen erscheint die archivierte Aufgabe wieder im Board.            

Vorgänger einstellen

Durch Klick auf Vorgänger einstellen (oder Nachfolger) öffnet sich ein Dialog zur Verknüpfung des Vorgängers/Nachfolgers für die aktuelle Aufgabe. Hier kann nun nach der entsprechenden Aufgabe innerhalb des Projektes gesucht werden.

Wurde eine Abhängigkeit festgelegt, wird auf der Aufgabenkarte durch zwei Pfeile symbolisiert, dass ein Vorgänger definiert ist. Bewegt man die der Maus über die Pfeilsymbole, so wird der Vorgänger angezeigt und kann geöffnet werden. 

Stellt man einen Vorgänger ein, so führt dies dazu, dass der Nachfolger erst zur Bearbeitung in das Work-Board überführt werden kann, sobald der Vorgänger angeschlossen wurde.

Dies funktioniert auch mit einzelnen Tasks innerhalb von Multiprojekten, siehe dort. 

Die Abhängigkeit wird auch im Gantt-Diagramm dargestellt.

Per Maus können auch direkt im Gantt Diagramm Abhängigkeiten gezogen/erzeugt werden. 

Entfernen bzw. Bearbeiten geht allerdings nur über das Kartenmenü.

Explizite Berechtigungen 

Mit einem Klick auf Explizite Berechtigungen einstellen öffnet sich ein Dialog zur Auswahl von (eingetragenen) Mitgliedern, die für diese Aufgabe und entsprechenden Dokumenten exklusiv berechtigt werden sollen. 

Damit können sensible Inhalte vor dem Zugriff der Allgemeinheit geschützt werden. Nur diese Personen und der Projekt Manager können danach diese Aufgabe sehen. 

Unteraufgaben hinzufügen 

Mit Klicken auf Unteraufgabe hinzufügen werden eine oder bei Wiederholung mehrere Unteraufgaben zu einer Aufgabenkarte erstellt. Dieser wird direkt ein Titel vergeben; sie wird der Aufgabe dann optisch untergeordnet. 

Verschiebt der Anwender diese Aufgabe im Board auf eine andere Liste, werden alle Unteraufgaben zusammen mit verschoben. Dies ermöglicht, die (Haupt)-Aufgabe in mehrere Unteraufgaben aufzuteilen, diese individuell einzuplanen und unterschiedlichen Personen zuzuordnen. 

Eine weitere Möglichkeit zum Erzeugen einer Unteraufgabe:

Linke Maustaste halten und die unterzuordnende Aufgabe auf eine andere ziehen – ein „+“ Symbol in der Hauptaufgabe ploppt auf. Loslassen, fertig.

Unteraufgaben können auch wieder gelöst/hochgestuft werden:
Dazu drücken Sie die rechte Maustaste auf der Unteraufgabe und wählen Unteraufgabe höherstufen aus.

Aufgaben abarbeiten 

Im Project-Board werden die Aufgaben geplant und verwaltet, aber nicht direkt abgearbeitet; dazu ist das Work-Board vorhanden. Um eine Aufgabe an das Work-Board zu übergeben, wird die Aufgabe im Project-Board aktiviert- Siehe auch den Abschnitt WORKBOARD

Mit einem Klick auf das Aufgaben-Symbol wird die Aufgabe zur Bearbeitung in das Work-Board aktiviert und übertragen. 

 Zusätzlich erhält die Aufgabe im Project-Board ein Icon, das den Bearbeitungszustand im Work-Board anzeigt. 

Gantt Diagramm 

Die Gantt Sicht stellt die Aufgaben und Meilensteine in chronologischer/tabellarischer Form dar. 

Mit einem Klick auf öffnet sich die entsprechende Funktion, welche zusätzlich zur Kalenderansicht genutzt werden kann. Die Überwachung der einzelnen Aufgaben, deren Dauer sowie die Fristen werden graphisch dargestellt. Zudem lassen sich Pufferzeiten und kritische Abläufe für Ihre Planung identifizieren. 

Es werden unter einer Kalenderzeile der Titel, Dauer und Abhängigkeiten der Aufgaben angezeigt, ebenso der/die Bearbeiter. Abgenommene Aufgaben werden mit grünem Haken symbolisiert und sind im Titel „durchgestrichen“. 

Aufgaben OHNE TERMIN werden mit einem entsprechenden Symbol mit angezeigt, so dass ALLE Aufgaben sich im Gantt Diagramm wiederfinden: 

Im Diagramm werden entsprechende Balken bzw. Meilenstein-Rauten dargestellt, ebenfalls farblich codiert, wenn abgenommen. Die Listennamen – welche oft ja planerischen Phasen entsprechen - werden angezeigt, ebenso vergebene Abhängigkeiten. 

Die Mouse-Over Funktion blendet Beginn, Titel, Plandauer und Bearbeiter ein. 

Bearbeitungsmöglichkeiten der Gantt/Sicht sind:

• Per Klick kann eine Aufgabe „erledigt“ (abgehakt) werden. 
• Über einen Zoom-Schieber kann der dargestellte Zeitraum angepasst werden: Jahr/Monat/Woche/Tag
• Per Maus können Abhängigkeiten erstellt werden, Ende einer Aufgabe mit dem Beginn des Nachfolgers verbinden
• Termine können mit der Maus auf der Zeitleiste verschoben werden.

Druckfunktion

In bestimmten Fällen ist es nach wie vor sinnvoll, ein Projekt ausdrucken zu können. Wir haben das gelöst, indem die Gantt Ansicht ausgedruckt werden kann.

Auf der rechten Seite oben in der Gantt Ansicht auf das Drucker Symbol  klicken: 

Es öffnet sich das Druckmenu Ihres Browsers. Hier können Sie die üblichen Druckfunktionen einstellen:

• Sie wählen den gewünschten Drucker und das Format aus 
• Über die Formateinstellungen, Skalierung und Seiten pro Blatt können Sie die Druckgröße anpassen
• Sie können die Kopf-/Fußzeile ein-/ausblenden, und die weiteren Funktionen Ihres Druckers verwalten

Die Standard Funktion „Ctrl-Shift-P“ liefert dagegen nur einen Teilausdruck des aktuellen Bildschirms. 

Kalender 

Mit einem Klick  wird der Projektkalender geöffnet. Es werden alle Aufgaben und Meilensteine mit einem eingetragenen Fälligkeitsdatum dargestellt. Auch eine Listendarstellung ist möglich. 

Durch Verschieben der Aufgabe im Kalender ändert sich auch das Fälligkeitsdatum.  Überplanung bzw. unverplante Tage werden summiert. Per Klick können weitere Zeiträume hinzugefügt werden.

Dokumente 

Mit einem Klick  wird eine Übersicht als Dokumentencenter aller vorhandenen Dokumente innerhalb des Projekts angezeigt. Es kann gezielt gesucht und gefiltert werden.

Die Dokumente liegen grundsätzlich bei einer zugeordneten Aufgabe und werden entsprechend im SharePoint mit abgelegt.

Die jeweiligen Dokumente lassen sich durch einen Klick auf den Dokumentennamen öffnen und bearbeiten. 

Filter 

Oben rechts im Board hat der Anwender unter   die Möglichkeit, Aufgaben nach Labels, Aufgabenbearbeiter und Fälligkeit zu filtern. 

Die Aufgaben werden per UND gefiltert, d.h. die Aufgabeneigenschaften müssen alle zutreffen, damit sie angezeigt werden. 

Um den Filter zu löschen, muss im Boardmenü erneut auf Der Filter ist aktiv geklickt werden.  

 => Das gesamte Handbuch finden Sie unter: https://koellischhelp.freshdesk.com/a/solutions/articles/60000727143