Der Zugriff auf ein Projekt in GoProject funktioniert mit jedem beliebigen Mail Account, wie auch mit einem Geschäfts-, Schul-, oder privaten Microsoft Account und von beliebigen Endgeräten.


Externe Benutzer (außerhalb Ihres Active Directories) können einem Projekt zugefügt werden. Die Berechtigung eines Externern ist die eines Teammitglieds: Lesen des Projektes, Bearbeiten der zugewiesenen Aufgaben (siehe 10.1).

Um als externer Benutzer auf Projekt zugreifen zu können sind folgende Voraussetzung zwingend:

  • Ein beliebiger Email-Account
  • Die Einrichtung der Azure Multi-Faktor-Authentifizierung über den Wizzard nach Erhalt der Einladung
  • Versenden einer Einladung an einen externen Benutzer

Für das Versenden einer Einladung klicken in Ihrem Projekt Sie oben rechts auf die 3 Striche (Boardmenu).

Dann auf Projektstammdaten bearbeiten, diese öffnen sich (analog der Projektanlage) und bieten auf der rechten Seite die Punkte Externe Benutzer und Ausstehende Einladungen.


 

Unter Externe Benutzer wird die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers hinzugefügt.
Da dieser nicht zum Unternehmen gehört wird er nicht in der ADS gefunden und es erscheint ein Pop-up Invite User.  

Durch einen Klick darauf wird der neue Benutzer der Liste der ausstehenden Einladungen zugefügt.

Somit können in einem Arbeitsschritt mehrere externe Benutzer gleichzeitig hinzugefügt werden.


Nach dem Speichern des Projektes wird eine E-Mail mit entsprechendem Inhalt an den neuen Benutzer geschickt.

Durch einen Klick auf den Button „Gehe zu…“ im Mail wird man direkt mit dem Projekt verbunden.

 

 

Anmelde- und Microsoft Authentifizierungs Procedere

GoProject setzt hier auf den Microsoft Authentifizierungs-Standardprozess, welchen die User in der Regel bereits kennen.


Durch einen Klick auf den erhaltenen Link wird beim externen Benutzer die Einrichtung der Azure Multi-Faktor-Authentifizierung gestartet.


Der Ablauf ist wie folgt:

Der Benutzer meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse und Passwort an.

Unter Umständen muss noch das Aktualisieren der Nutzerbedingungen akzeptiert werden.

Mit einem Klick auf weiter wird abgefragt, ob der Benutzer angemeldet bleiben möchte.


Danach muss der Benutzer die Abfrage zur Berechtigung akzeptieren; analog des Microsoft Authenticator  Verfahrens sind ggfs. weitere Daten anzugeben.

Durch Klicken auf weiter wird der Benutzer instruiert, wie er den MS Authenticator installieren muss.

Hat er diesen installiert kommt er mit einem Klick auf weiter zum Einrichten des MS-Authenticators.


Zum Erstellen des Kontos in der Authenticator APP klickt der neue Benutzer dann auf das + und wird da aufgefordert, den auf dem Bildschirm gezeigten QR-Code zu scannen.

Durch den Klick auf weiter wird dem Benutzer nun auf seinem Smartphone die Anfrage zur Bestätigung der Zugriffsanfrage geschickt.

Wird diese nicht zeitgerecht bestätigt erfolgt eine Fehlermeldung. Die Registration muss dann erneut angestoßen werden.

Wird diese zeitnah bejaht wird die Authentifikation abgeschlossen und durch folgendes Fenster bestätigt.

 

Durch Klick auf weiter erfolgt der Abschluss der Registration.

Nach einem Klick auf Fertig wird der Benutzer mit dem Projekt verbunden und sieht nun alle Einträge in der Projektplanung.

Sollte etwas mit der Registration nicht richtig verlaufen sein wird beim Zugriff eine entsprechende Meldung angezeigt.

In diesem Fall muss das Fenster geschlossen und erneut über den per E-Mail erhaltenen Link aufgerufen werden.